Per un freelance, ma anche per uno smartworker o dipendente, scrivere e-mail di lavoro è praticamente un lavoro o una gran parte del lavoro, che porta via tantissimo tempo.

Tuttavia, benché scrivere una mail sia oggi una delle cose più semplici e abitudinarie, in epoca di social, instant messaging e altre forme di comunicazione immediate e informali, fare errori – anche potenzialmente gravi e dannosi – è molto probabile.

Se da una parte sono finite le formalità importate dalle comunicazioni cartacee, alcune regole per le e-mail di lavoro è sempre bene tenerle a mente.

E-mail di lavoro: alcuni suggerimenti da seguire

Scrivi un oggetto chiaro e diretto

L’oggetto è sicuramente il primo segnale che può far decidere di aprire una mail o meno. Essere specifici significa scrivere in massimo 4 parole di cosa si parla in quella mail: “Nuova persona nello staff” è molto più chiaro di un ambiguo “Vi presento Giorgia”…

Non confondere gli account di posta elettronica

Ormai tutti abbiamo sullo smartphone la posta elettronica del lavoro e quella personale e con alcuni client è facile confondersi. Ricorda quindi di tenerle sempre rigorosamente separate: non si mandano mail di lavoro con l’indirizzo personale, e non si scrive con la mail del lavoro per questioni personali.

Anche l’indirizzo personale inoltre dovrebbe avere nome e cognome e non pseudonimi.

Attenzione al Replay To All

Fai particolare attenzione al famigerato Rispondi a Tutti: può scatenare risposte che non interessano a nessuno, o perché si possono scrivere informazioni che sarebbe meglio tenere confidenziali.

Inserisci la firma in calce

Nella mail del lavoro in fondo ci deve essere la “firma” con nome e cognome, eventuale ruolo in azienda e contatto telefonico.

Saluta formalmente

È pur sempre una mail di lavoro: per questo è meglio restare formali. Anche il “ciao” è al limite, un “Buongiorno” non stona mai.

Attenzione alla punteggiatura

Non tanto i punti e le virgole, che sarebbe comunque buona cosa rispettare. Ma puntini di sospensione, punti esclamativi e raffiche di punti di domanda non aggiungono nulla se non difficoltà di interpretazione da parte di chi legge. E lo stesso vale per l’umorismo, le battute e i doppi sensi: scritte in una mail certe cose possono essere facilmente travisate.

Evita sarcasmo e umorismo

L’utilizzo di frasi sarcastiche potrebbe essere male interpretato, dato che, trattandosi di una comunicazione scritta, vengono meno due componenti fondamentali per l’interpretazione del messaggio da parte del destinatario: il tono della voce e le espressioni del viso.

In uno scambio di email di lavoro, meglio evitare l’umorismo, a meno che non si abbia un rapporto molto confidenziale con il proprio interlocutore.

Cerca di rispondere in tempi brevi

Per quanto possa risultare difficile rispondere repentinamente a tutte le email ricevute, bisognerebbe provare a farlo: la comunicazione via web ha la stessa importanza di una telefonata o di un incontro di persona. Secondo le regole di netiquette, è buona educazione rispondere anche alle email ricevute per errore, informando il mittente del disguido.

Rileggi (e correggi) prima di inviare

La forma è sostanza, anche e soprattutto in ambito professionale. Una mail sgrammaticata e formalmente brutta è sempre un boomerang, soprattutto se commetti i classici errori da correttore automatico.

Prima scrivi e poi inserisci il destinatario

Per evitare di inviare per sbaglio la mail prima di averla finita, riletta e corretta e per evitare di mandare una mail a un destinatario sbagliato, aggiungi l’indirizzo del destinatario solo alla fine. Può salvarti da molti imbarazzi.

Evita i contenuti confidenziali

Il Forward (Inoltra) è facile e veloce, e il tuo messaggio confidenziale può arrivare a chiunque. Quindi niente pettegolezzi e messaggi confidenziali tramite e-mail di lavoro.

Mandi spesso mail per lavoro e segui anche tu queste regole?

In collaborazione con inCOWORK