Smart working: gli strumenti per tenere legato il team da remoto

In quest'ultimo periodo il concetto di smart working o lavoro agile è tornato ad occupare le nostre conversazioni. Lavorare da remoto è possibile e potrebbe diventare una modalità sempre più diffusa nei prossimi mesi. Ma

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In quest’ultimo periodo il concetto di smart working o lavoro agile è tornato ad occupare le nostre conversazioni. Lavorare da remoto è possibile e potrebbe diventare una modalità sempre più diffusa nei prossimi mesi. Ma cosa vuol dire davvero?

Lo smart working, diversamente dal telelavoro, è un approccio che garantisce autonomia e flessibilità di spazio e tempo ed è caratterizzato da una forte componente digitale.

È un vero e proprio cambiamento culturale nel modello organizzativo delle aziende, perché sarai tu a decidere gli spazi, gli orari e gli strumenti del tuo lavoro.

Lavorare in modalità smart working sembra tuttavia complicato per via della scarsa conoscenza sulle tecnologie e degli strumenti esistenti e della diffidenza che si nutre verso di essi.

Le imprese che vogliono restare al passo con i tempi ed implementare un piano di smart working devono assolutamente ripensare alla propria strategia, ad esempio adottare dei tool che agevolano la condivisione delle informazioni porta poi naturalmente i lavoratori alla ricerca e creazione di nuove connessioni, grazie alle quali si può gestire in maniera condivisa i processi aziendali e favorire l’evoluzione del proprio business.

Ma come è possibile tenere legato il team durante lo Smart Working? Ecco gli strumenti da utilizzare

Cloud Aziendale

Il primo strumento adatto a favorire lo smart working e mantenere il legame interno al team di lavoro è un archivio online che possa contenere tutti i documenti e file con cui si lavora. Un sistema molto utile perché si può accedere in qualsiasi momento e da qualsiasi posto, attraverso uno strumento di lavoro adeguato e una buona connessione WiFi.

Gli utilizzatori possono anche modificare e lavorare direttamente online sui file, che sono facilmente condivisibili nonché protetti. Questa strategia permette di eliminare buona parte della documentazione cartacea che solitamente rimane archiviata per lungo tempo inutilmente, inoltre molti sistemi di online storage sono gratuiti, come ad esempio Google Drive.

Google Calendar

Il secondo strumento molto utile per tenere allineati i colleghi è Google Calendar o qualsiasi altro sistema di calendarizzazione online: grazie a questi ultimi, tutti i membri di un team possono pianificare i propri impegni (anche personalizzandoli) e tenere traccia di ciò che si ha in programma, sia per sé stessi che per gli altri.

Uno strumento molto utile nella gestione degli impegni e dei flussi lavorativi: permette di pianificare accuratamente ciò che si deve fare evitando di concentrare in un unico periodo o su di un’unica persona troppe scadenze.

Messaggistica istantanea per lavoratori

Oltre a questi strumenti operativi, molto utili per favorire la coesione da remoto sono i sistemi di messaggistica istantanea sviluppati appositamente per i lavoratori. Slack, Rocket.chat, Hipchat: tool pensati per favorire la condivisione veloce di informazioni, file e dati utili per il lavoro, in modo da ricreare un vero e proprio ufficio virtuale. Altri sistemi di comunicazione utili per scambiarsi informazioni in diretta sono Hangout, Skype, Zoom e tutte quelle tecnologie VoIP grazie alle quali si mantengono vive le interazioni tra persone e riducono la minaccia sempre in agguato per i lavoratori smart di sentirsi alienati o, peggio ancora, abbandonati a sé stessi quando hanno la possibilità di lavorare da remoto (per saperne di più Smart working: i migliori strumenti per videoconferenze, incontri e aperitivi social).

Esistono tantissimi strumenti idonei per aiutare i lavoratori in smart working a rimanere uniti nonostante la distanza fisica e a lavorare in maniera efficace ed efficiente; eppure in Italia sono ancora poche le realtà che attuano queste pratiche, a causa soprattutto della diffidenza verso questi sistemi, più forte della fiducia nelle potenzialità e competenze delle persone.

E tu, quali strumenti usi per comunicare con i tuoi colleghi da remoto?

In collaborazione con inCOWORK

Catanese di nascita e Milanese d'adozione, ho conseguito la laurea in Scienze della Comunicazione il giorno del mio compleanno. Social media lover con una passione sfrenata per la musica di De André e i fumetti di Andrea Pazienza. Amo la Sicilia, il mare e il sole.

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