Scopri gli strumenti migliori per videoconferenze: organizza riunioni in remoto e condividi progetti in modo semplice e veloce.

Oggi la parola Smart Working è sulla bocca di tutti, grazie al fatto che questa modalità di lavoro che può essere adottata dalle aziende in casi di emergenza, come quella che sta interessando in questo momento l’Italia.

Cosa c’è di più immediato ed efficiente di un set di strumenti che possono aiutarti a svolgere al meglio il tuo lavoro da remoto?

Ovviamente quando si parla di Smart Working i soli tool non bastano. Il Ministero del Lavoro e delle politiche Sociali definisce il lavoro agile come “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

Ovviamente è regolato da apposite normative e prevede un sostanziale cambio di approccio da parte del management e l’utilizzo di alcuni utili strumenti. Un esempio sono quelli che ti permettono di tenere riunioni e incontri in remoto senza doversi spostare, magari condividendo file o direttamente lo schermo.

Strumenti di videoconferenze: alcune caratteristiche

Questi tool di videoconferenza non sono necessariamente adatti per fare webinar o eventi pubblici, o meglio alcuni possono anche aiutare a fare incontri con relatori multipli, ma nativamente non nascono per grandi platee di partecipanti e non fanno streaming su altre piattaforme (Facebook, YouTube, etc.).

Ecco le caratteristiche principali di uno strumento per videoconferenze:

• avere una qualità accettabile per video e audio;
• permettere la condivisione di informazioni, magari via chat e dello schermo;
• avere un’installazione semplice;
• permettere la visione contemporanea di due o più partecipanti;
• un prezzo accettabile.

Ma quali sono i migliori strumenti per videoconferenze che includono queste caratteristiche e possono essere dunque utilizzati in modo professionale?  

1 Microsoft Teams

Di recente Microsoft Teams è stato implementato, per soddisfare le necessità di sempre più aziende, con chat, team, canali e app. Questo tool permette infatti di organizzare riunioni, inclusi audioconferenza, video e condivisione.

Questo tool fa parte del pacchetto Office 365: rappresenta un vero e proprio hub per il lavoro in gruppo. A questo si aggiunge la possibilità di personalizzare l’esperienza a seconda delle necessità lavorative e di interazione, oltre a un pacchetto sulla sicurezza per permettere di condividere ogni tipo di informazione in modo del tutto protetto.

2 Zoom

Software di videoconferenza completo e facile da utilizzare, Zoom offre una soluzione di videoconferenza e messaggistica per dispositivi desktop e mobili. Punta anche ad essere molto veloce e facile da configurare, e offre un’ampia gamma di funzionalità scalabili.

Zoom fornisce video e audio in HD, ma può supportare fino a 1.000 partecipanti contemporaneamente e fino a 49 video su un unico schermo.

Le riunioni possono essere salvate localmente o nel cloud, insieme a trascrizioni con testo ricercabile con cui lavorare. Inoltre, la collaborazione è integrata con la possibilità per i partecipanti di condividere i loro schermi e lavorare insieme per fornire i propri appunti.

Inoltre, una funzione di chat “di squadra” consente la condivisione di file, una cronologia ricercabile e un archivio fino a dieci anni! Le riunioni possono anche essere trasformate in chiamate individuali.

La sicurezza è integrata, utilizzando la crittografia TLS a 256 bit sia per le riunioni che per i file condivisi, e la programmazione automatica può essere effettuata da Gmail, Outlook e iCal.

Prezzo: free o tariffa mensile a seconda del tempo massimo di videoconferenza (nel piano gratuito avrai la possibilità di collegarti per 40 minuti con massimo 100 partecipanti). Nei piani premium sono invece incluse numerose altre funzionalità aggiuntive come per esempio la gestione dei partecipanti e la reportistica.

3 Google Hangouts Meet

Uno tra gli strumenti di videoconferenze più accessibili, Google Hangouts Meet fa parte della piattaforma di produttività per ufficio G Suite e mira a fornire un servizio di conferenze di buon livello.

Sviluppato appositamente per le esigenze aziendali, è in grado di soddisfare un gran numero di utenti contemporaneamente, e si avvale anche di una partecipazione intelligente.

Come versione migliorata degli Hangout standard di Google, mira a rendere più facile il lavoro con i clienti esterni. Lo fa prima di tutto fornendo un’esperienza di web app, il che significa che non c’è nessun software da scaricare. In secondo luogo, fornisce anche un numero telefonico dedicato, che non solo permette ai dipendenti in mobilità di partecipare, ma garantisce anche che la qualità della linea sia mantenuta in modo stabile.

Un altro vantaggio fondamentale è che essendo all’interno della piattaforma G Suite, piattaforma dedicata alle aziende, è facile utilizzare i dati di altre applicazioni, come Google Calendar, non solo per pianificare le riunioni ma anche per impostare le informazioni sugli eventi come richiesto quando gli utenti si registrano.

Hangout Meets è una piattaforma di conferenze di livello aziendale serio che non richiede grandi costi iniziali per l’hardware, ed è particolarmente accessibile alle aziende di qualsiasi dimensione.

4 Tool gratuiti

Tra gli strumenti gratuiti per fare riunioni, meeting, aperitivi e cene social si possono utilizzare Whatsapp, che consente di fare chiacchierate video fino a 4 persone, Facebook che permette di organizzare eventi online, anche WebEx di Cisco (tra le piattaforme più strutturate) e Skype. Quest’ultimo è gratuito se si chiama un altro utente Skype o fino a un massimo di 50 persone, organizzatore compreso.

Tu quale tool di videoconferenze stai utilizzando?

In collaborazione con inCOWORK