L’articolo 18 della legge n.81/2017 definisce lo Smart Working, chiamato anche Lavoro Agile, come “la modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi senza vincoli precisi di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.”

Lo Smart Working piace alle grandi aziende: sono sempre più le imprese di grandi dimensioni che concedono ai loro dipendenti la possibilità di lavorare, almeno in parte, da casa.

Smart Working in Italia

Secondo la ricerca 2019 dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, il 58% delle realtà più strutturate ha già messo in cantiere progetti di sperimentazione, un piccolo ma significativo passo avanti rispetto all’anno precedente, che aveva raggiunto il 56%.

Il motivo principale di questa tendenza è il poter garantire un maggior equilibrio fra vita privata e lavoro, fatto che incrementa la motivazione e la produttività dei dipendenti, che sono più soddisfatti e riescono a rendere maggiormente. Non mancano alcune criticità, rappresentate per lo più dalla complessità nella gestione delle emergenze, nell’utilizzo delle tecnologie e nella pianificazione delle attività, ma consola il fatto che per il 46% dei manager intervistati non ci siano problemi di sorta in questa nuova modalità di lavoro che è particolarmente apprezzata dalle nuove generazioni.

Rispetto al 2017, il numero di progetti di Smart Working all’interno delle PMI è cresciuto, ma i numeri non sono ancora sufficienti: solamente il 12% ha avviato progetti strutturati, mentre il 18% si sta approcciando al fenomeno in maniera informale, per venire incontro alle esigenze dei dipendenti. Il 51% delle PMI però non si ritengono interessate a sperimentare questa strada. I motivi sono dovuti all’inapplicabilità del modello per il proprio business (pensiamo a un negozio, dove la presenza in sede è fondamentale), ma in quasi un quarto dei casi (23%) il problema principale è dovuto alla resistenza dei responsabili.

Anche nella Pubblica Amministrazione i progetti di Smart Working proseguono a rilento e nel 2018 hanno coinvolto solamente il 12% dei dipendenti pubblici. Un incremento significativo rispetto all’anno precedente, ma non ancora soddisfacente.

Un interessante punto di vista sullo smart working arriva anche da Poly, azienda nata dalla fusione di Plantronics e Polycom e che produce, fra le varie cose, prodotti dedicati al mondo della comunicazione: come headset, sistemi di videoconferenza e telefoni VoIP.

Poly ha analizzato come le differenti generazioni si approcciano all’ufficio e realizzato che mentre la Generazione Z e i Millenials riescono a gestire meglio le distrazioni e adorano i Coworking e gli uffici open space, i loro colleghi più anziani faticano a concentrarsi in queste condizioni a causa del rumore di sottofondo, che causa spesso distrazioni.

Adottare lo Smart Working comporta tanti benefici per lavoratori, imprese e collettività. Ecco i principali vantaggi:

Migliora il “work-life balance

Si registra un notevole aumento di produttività e di soddisfazione per il lavoro svolto. Una delle categorie più adatte al lavoro agile sono sicuramente le donne, che hanno a disposizione tutti gli strumenti necessari per conciliare al meglio carriera professionale e vita privata. Con l’avvento dello Smart Working viene introdotto infatti un modello socio-culturale che favorisce realmente le pari opportunità e la leadership al femminile.

Aumenta l’engagement rispetto alla propria azienda

All’interno delle imprese che decidono di abbracciare il lavoro agile i lavoratori tendono a restare per più tempo e si verifica un significativo abbattimento del fenomeno dell’assenteismo. 

Beneficio ambientale

La riduzione degli spostamenti non incide solo sulle finanze del lavoratore, ma ha ricadute positive anche sull’ambiente. Una diminuzione dei mezzi circolanti infatti comporta un notevole abbattimento delle emissioni di CO2.

Tuttavia, esso può causare anche alcune difficoltà, come:

• il fatto che lo smart working potrebbe portare il lavoratore all’isolamento a causa del mancato contatto con i colleghi;
• l’eventuale riduzione della produttività nel caso in cui il lavoro a distanza non sia ben pianificato;
• la possibile perdita di controllo sulla quantità o qualità del lavoro da parte del manager;

Nella scelta aziendale di adottare questa metodologia di lavoro, è bene dunque considerare pro e contro, per comprendere sia la soluzione adatta al proprio business.

Per raggiungere una simile trasformazione del lavoro è necessario anche dotarsi delle giuste tecnologie, che supportino in modo ottimale i processi aziendali e le esigenze delle persone.

Comunicare face to face

Durante lo svolgimento del lavoro da remoto, la maggior parte delle comunicazioni si basa su mail e messaggi, anche se alcune di esse possono risultare molto più efficaci se trasmesse faccia a faccia. Il dipendente ha quindi a disposizione tantissimi strumenti gratuiti, come ad esempio Google Hangouts o FaceTime per i dispositivi Apple. Esistono anche soluzioni a pagamento come Skype for Business.

Organizzare il team

Asana è un’applicazione di project management che facilita l’assegnazione e la gestione dei compiti tra i colleghi, stima la mole di lavoro e le risorse necessarie per il relativo completamento. Con Asana tutti i membri del team possono assegnare e auto assegnarsi i compiti, monitorando perfino lo stato di avanzamento lavori di progetto. Inoltre sia l’imprenditore che i responsabili possono dare un voto all’operato dei collaboratori.

Inviare messaggi istantaneamente

Con le sue comunicazioni rapide e semplici, Slack rappresenta uno dei migliori strumenti per la comunicazione aziendale. Alcune delle funzioni principali permettono di comunicare all’interno di gruppi pubblici o privati oppure inviare messaggi diretti a persone specifiche. Inoltre è possibile condividere file e documenti, commentarli e aggiungere contenuti. Diminuire la quantità di mail da controllare e razionalizzare la comunicazione tra i colleghi è l’obbiettivo della piattaforma, che oggi ha superato i sei milioni di utenti.

Conservare tutte le tue password

Lavorare a distanza presuppone una perfetta organizzazione. Come una cassaforte, alcune tecnologie permettono di salvare e archiviare tutti i codici, i dati delle carte di credito, le password e i documenti importanti in un’unica App. Nessun rischio sulla privacy e sulla sicurezza: tutti i tuoi dati sono criptati e nessuno oltre te, nemmeno gli stessi creatori, può avervi accesso.

In collaborazione con inCOWORK

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